No os vamos a engañar, ser productivo al 100% hoy en día es tremendamente difícil. En algunos casos, puede que parezca imposible. ¿Por qué imposible? Actualmente, vivimos en una inestabilidad económica que puede afectar a cualquier negocio en cualquier momento. Desde hace años, esta situación de inestabilidad hace que lo que hoy es productivo, mañana no lo sea.
Esto nos afecta, independientemente del “ciclo” en el que se encuentre nuestro negocio. Puede que estés pensando en abrir un nuevo negocio, tema que tratamos en este otro artículo, o que llevemos más de 20 años trabajando en el mismo negocio.Consejos para ser más Productivo
En este sentido, el mayor de los problemas surge siempre cuando hablamos de la productividad pero, ¿qué es realmente ser productivo para un negocio? Ser productivo implica generar un mayor ingreso que gasto supone tu labor. Ya no sólo de trabajo, sino de costes complementarios a tu puesto de trabajo. Por ejemplo, la amortización del ordenador que utilizas para trabajar. En la actualidad, la productividad es un tema que se aborda en asuntos macroeconómicos.
Muchas veces, tratados desde una perspectiva aplicada a grandes empresas, cuando todos sabemos que son las pequeñas y medianas empresas las que “tienen que tirar del carro”. Nosotros lo vamos a aplicar para personas que son autónomas o pertenecen a pequeñas empresas, pues es ahí donde la productividad de un único individuo puede marcar las diferencias.
Una buena planificación, la base de todo
Ser productivo no implica ser activo “per se”. Podríamos ser muy activos, trabajar mucho, y no producir precisamente lo que necesita el negocio en cada momento. Por eso, antes de ponerse a producir “a lo loco”, primero es necesario hacer un análisis pormenorizado de la situación. Mucha gente piensa que haciendo eso “pierdes el tiempo” cuando podrías estar haciendo otras cosas que te den una rentabilidad inmediata. Craso error. A la larga, seguro que pierden tiempo y, por consiguiente, dinero.
Para ello, analiza el tiempo operativo a cada una de las tareas. En caso de que cuentes con un superior o contable, que te indique el dinero destinado a cada cliente o a cada tarea en concreto. De esta manera, podrás discernir que es más prioritario para conseguir la meta más rentable y así asegurarnos que estamos siendo realmente productivos. La planificación de las tareas es otro de los puntos más importantes. Para ello, es necesario visualizar todas las tareas que hay que realizar, otorgando prioridad a las más urgentes. Hacer una planificación de tareas al mes, semana e incluso día mejora la concentración y, por ende, la productividad.
Gestión de tiempo
Cuando se habla de productividad, uno de los factores a revisar es el tiempo en el que se tardan en realizar las tareas. Es más, la gestión del tiempo es la base de la productividad. Obviamente, medir en grandes períodos de tiempo la productividad puede ser casi imposible, pero no así los períodos más cortos, incluso por espacios de minutos.
En este sentido, adoptar una adecuada estrategia en la gestión del tiempo te ayudará a ser más productivo en esos cortos períodos de tiempo, siendo más productivo en líneas generales. Dispones de numerosos recursos para gestionar el tiempo. Uno de ellos es el de usar un temporizador, estableciendo un tiempo concreto -25 minutos- para estar concentrado realizando una tarea, tomando 5 minutos de descanso. Es lo que se conoce como técnica Pomodoro.
Pequeñas metas hacen grandes objetivos
Sumar poco a poco hace mucho. El pensamiento de objetivos a largo plazo tiene un problema si no hay una buena planificación: tenemos el objetivo y no sabemos realmente cómo conseguirlo. Es más, podemos cometer el error de pecar de optimistas, cuando luego la ejecución de dicho objetivo puede tener diversas lagunas. Hay que afrontarlo de otra manera. Establecemos un objetivo, ya sea un proyecto, una cantidad total a facturar, etc.
Lo que sea. A partir de ahí, trabajamos por metas que se pueda n cumplir. Pequeñas metas dentro de ese proyecto, por ejemplo, que al final confluya el objetivo final. Lo mismo sucede con las tareas. Muchas veces, nos aturullamos pasamos de una atarea a otra, sin haber finalizado la anterior. ¿El resultado? Al final no conseguimos darle salida a alguna de ellas, ¡se quedan a mitad!
Aprovechar los Momentos más Inspirados
Cada persona es un mundo y, si hablamos de productividad, mucho más. Hay personas que, nada más levantarse de la cama, serían capaces de ponerse a trabaja, a buen rendimiento. Otros, sin embargo, necesitan horas para encontrar su mejor versión. No es ni mejor, ni peor. Eso sí, ¡hay que adaptarlo al trabajo! Nadie puede rendir al 100%, sin tener cometer ningún fallo, durante toda la jornada laboral. Sin embargo, el hecho de que tenga unos horarios en los que está más despejado y, por lo tanto, puede realizar una tarea que exija mayor concentración, le puede ayudar a ser mucho más productivo, sobre todo cuando hablamos de un trabajo en la oficina. En este sentido, para conseguir sacar los mejores momentos de cada uno, se podría trabajar de dos formas distintas.
Desde el punto de vista individual, del trabajador, si éste se puede dividir las tareas a lo largo de la jornada, debería de destinar las horas de menor concentración a las tareas rutinarias y automáticas, como puede ser revisión de datos, respuesta de correos electrónicos, etc. Tareas que se puedan realizar de manera automática. Desde el punto de vista del director o gestor del equipo, si quiere sacar el máximo de sus empleados, deberá de establecer las tareas según esos picos de productividad. Es más, es recomendable que sean flexibles en los horarios de trabajo para poder sacar lo mejor de cada trabajador.
Evitar las distracciones
Otra clave fundamental para ser más productivo implica la necesidad de evitar las distracciones. Y más ahora, cuando las nuevas tecnologías pueden hacernos perder mucho tiempo. Así, estar más pendiente del correo o las redes sociales como Facebook y Whatsapp pueden suponer una distracción extra. De lo segundo, la solución es clara, saber establecer cuándo es tu tiempo de trabajo, estar mentalizado de ello y estar motivado para hacerlo.
En lo que respecta al tema de los correos electrónicos, lo mejor es que se atienda exclusivamente a este cometido en los picos de la jornada laboral donde uno sabe que es menos productivo. Puede ser al principio de la mañana, antes de comer o al final de la jornada laboral, depende de cada uno. El clima laboral también puede afectar notablemente a que las distracciones se apropien del trabajo, por lo que es necesario saber establecer un lugar apacible en el que trabajar, pero en el que no se pierda el foco en el trabajo.
Un descanso a tiempo
Muchas veces, parece que no descansar implica un mayor grado de productividad. Y esto no es así. Cada hora-dos horas, es necesario que el cerebro descanse. Si no, trabajaremos con menos fluidez y eficacia, claves para ser más productivos. Es más, ya se comienza a hablar de los microdescansos.
Pequeños descansos que no alcanzan los 5 minutos y que mejoran ostensiblemente la agudeza mental e impulsan la resolución creativa. Como puedes ver, hay muchas formas de llegar a ser más productivo en el día a día.
Y tú, ¿qué técnicas has aplicado ya?