Con el fin de las vacaciones de Navidad y la llegada de un nuevo año, toca detenerse y recapitular sobre todo lo ocurrido a lo largo del año anterior. Lo mismo ocurre en el mundo laboral y por eso hoy queremos hablaros sobre cómo organizar una reunión anual de empresa con éxito.
Los resultados de una empresa generalmente se suelen presentar durante los meses de diciembre o enero. Es beneficioso para un negocio que todos los miembros de la empresa sean conscientes de estos resultados y por eso se recomienda llevar a cabo una reunión anual en la que todo el mundo esté presente y participe.
Hoy en día existen modelos de trabajo novedosos y no todas las empresas cuentan con el espacio adecuado o los recursos necesarios para llevar a cabo una reunión anual con éxito. En Centro de Negocios Parque Grande, contamos con una exclusiva sala para reuniones que se adapta a las necesidades de cada empresa para que las reuniones sean todo un éxito.
Alquilar una sala de reuniones te permite disponer de medios sin la necesidad de realizar dicha inversión, como medios audiovisuales u otro tipo de recursos. Escoger el lugar correcto para organizar una reunión anual, es solo uno de los muchos aspectos que debes tener en cuenta para logar el éxito en dicha reunión.
Cómo realizar una reunión anual exitosa
Conocer las claves sobre cómo llevar a cabo una reunión anual en el trabajo, es vital para comenzar el nuevo año con buen pie. A continuación os damos algunos consejos y os detallamos 8 aspectos a tener en cuenta para que la reunión anual sea todo un éxito.
Dar la importancia necesaria a la reunión
Los miembros del equipo deben percibir que se trata de una reunión necesaria e importante, que no es algo que se lleva a cabo por obligación y que va a ser de provecho. Aunque se trata de una reunión de gran importancia, esta no debe superar los 45 minutos para evitar la pérdida de tiempo y dinero.
Preparar previamente la sala de reuniones
Escoger bien el lugar donde se va a realizar la reunión es primordial. Tanto para una reunión habitual como para una reunión anual. En muchas ocasiones se pierde el tiempo decidiendo donde se sienta cada uno, imprimiendo los manuales o intentando conectar el proyector.
También deberás tener en cuenta aspectos como la temperatura y la comodidad de los asistentes, para evitar interrupciones y situaciones incomodas. Todo esto se puede evitar con una buena preparación horas antes de la reunión anual.
Establece los puntos clave y la estructura de la reunión
Piense bien el orden del día y en qué momento va a participar cada uno de los integrantes de la reunión. Hay que tener en cuenta que se trata de una reunión anual, por lo que no es necesario ahondar en temas demasiados específicos.
En resumen, debemos preguntarnos qué queremos conseguir en los próximos 12 meses desde un punto de vista general. Estableciendo los puntos más importantes y reservando el resto de cuestiones para las reuniones periódicas, evitamos que la reunión anual sea excesivamente larga.
Crear un planning y hacerlo llegar antes a los empleados
Si los trabajadores conocen de forma previa que temas se van a abordar durante la reunión anual, les resultará mucho más sencillo participar en la conversación y realizar propuestas. En este planning se deberán exponer los temas que se van a tratar, a qué hora va a comenzar y a qué hora va a finalizar, los objetivos que se quieren alcanzar durante la reunión, quienes van a asistir.
Ser un buen moderador
Para evitar que las intervenciones se alarguen demasiado o que algún miembro de la reunión cobre demasiado protagonismo y otros pasen desapercibidos, es necesario que exista una persona responsable de moderar la conversación. Esta figura se encarga de animar a que los participantes hablen o evitar que se produzcan polémicas y debates si sentido.
Dejar los temas importantes para la mitad de la sesión
La estructura de la reunión es otro de los aspectos que debes tener en cuenta a la hora de preparar la sesión. Una buena introducción con una pequeña presentación inicial, puede ser clave para que el resto de la reunión anual sea eficiente.
Los temas y cuestiones de mayor importancia se deben abordar aproximadamente en la mitad de la sesión. Esto se debe a que durante el principio y el final de la reunión, puede que los participantes no estén prestando toda su atención.
Planifica pequeños descansos
Este punto es clave para organizar una reunión anual, en el caso de que preveas que esta va a tener una duración larga. Un pequeño descanso para tomar un café o estirar las piernas, permite que los integrantes se relajen y recuperen la concentración o el interés en la reunión.
Una alternativa es contratar un catering con unos snacks variados y convertir la reunión de trabajo en un evento algo más ameno y cercano. Actualmentela mayoría de los centros de negocios y espacios de Coworking, cuentan con este tipo de servicios y facilitan la organización de la reunión anual.
Conclusiones y preguntas
Para cerrar la reunión anual de empresa con éxito, es muy importante recapitular y dedicar unos minutos a realizar las conclusiones de dicha reunión. Este es el momento para recordar los objetivos que se establecen para el próximo año o las cuestiones a mejorar con respecto al año anterior.
También es importante que permitas que los empleados realicen preguntas o den un feedback a la empresa, para que perciban que su opinión es importante y son escuchados. Esta es la mejor forma de poner fin a cualquier tipo de reunión de trabajo, especialmente la que se realiza de forma anual al principio o final del año.
Como podéis ver, una buena organización y escoger el lugar adecuado son algunos de los aspectos clave para organizar una reunión anual con éxito. Anímate a comprobar los beneficios de alquilar una sala de reuniones en tu próxima reunión anual.