Las reuniones internas con nuestros trabajadores son muy importantes. Gracias a ellas, tomamos decisiones que pueden determinar el devenir de nuestra empresa.
Sin embargo, las reuniones de trabajo pueden convertirse en una pérdida de tiempo ya que no se llega a ningún tipo de conclusión sobre el objetivo de la misma. Seguro que habrás pensado al final de alguna reunión: “¿para esto nos hemos reunido?”.
La realidad es que muchas personas perciben las reuniones como una auténtica pérdida de tiempo y, por lo tanto, de dinero. Sin embargo, no hay que ser tan radical.
Fruto de las reuniones se pueden sacar valiosísimas conclusiones que hagan mejorar el rendimiento de un negocio, así como la relación entre las diferentes personas que trabajan para el mismo. Sobre eso, no cabe discusión posible.
No Pierdas Tiempo con Tus Reuniones
Muchas veces, se hace hincapié en el número de las reuniones y el tiempo que se dedican a ellas. Así, un gran número de reuniones puede implicar menor tiempo para ser dedicado al trabajo en sí, mientras que hay algunas reuniones que se alargan y alargan y, al final, parece que no se ha sacado nada en claro.
Ahora bien, el problema no es la reunión en sí. El problema reside en las personas que organizan dicha reunión y la ausencia de planificación para llegar al acuerdo
En nuestro centro de negocios os mostramos algunas de las pautas para que todas las reuniones que hagáis en vuestra empresa sean realmente útiles y podáis optimizar una reunión de forma adecuada. ¡Recuerda que una hora de una reunión perdida se multiplica por el trabajo de una hora de cada uno de los asistentes!
Proceso para Organizar una Reunión Eficiente
La solución pasa inevitablemente por saber cómo planificar y organizar una reunión. Por ello, mostramos el proceso por el cual una reunión debería de ser realmente eficaz.
Antes de la reunión
La reunión interna debe de anunciarse con anterioridad y explicando, sin rodeos, el objetivo de la misma. Para ello, se notificará con antelación y con los temas a tratar mediante un acta para que así todo el equipo pueda recabar información y prepararse. Se deberá de notificar la hora y participantes de la reunión para que el resto del equipo trabaje de forma adecuada. Con todo ello, todos los asistentes ya saben el asunto de la reunión y, mejor aún, pueden ir planteando una serie de consultas o de ideas para que pueda ser mucho más fructífera.
Durante la reunión
Seguir al pié de la letra el acta de la reunión. En principio, es el convocante el que debe de regir por todos los medios de que no se desvíe el tema y moderar la reunión. Por supuesto, no debe de haber ningún tipo de distracción que la interrumpa. Ni un móvil debe de estar sobre la mesa. Cada uno de los temas que se traten deberán de finalizar en una propuesta corroborada por todo el equipo y lo más importante, los plazos para la ejecución de dichas acciones.
Tras la reunión
Sin lugar a dudas, la única manera si la reunión ha sido un éxito o fracaso es verificar el resultado de la misma. Toca comprobar en los plazos dados si las acciones se han efectuado. Ahora bien, para saber si la reunión ha sido realmente efectiva, se debería de establecer una serie de parámetros que lo puedan corroborar. Por ejemplo, si las acciones llevadas a cabo y que se consensuaron han dado un rendimiento económico en el plazo establecido y si este rendimiento compensa el coste de la reunión en sí. De la misma manera, se puede verificar con otros intangibles, como la mejora en el rendimiento de los trabajadores y de su eficiencia, el cual se deberá de determinar en un plazo todavía mayor.
Siguiendo, al pié de la letra, cada uno de estos pasos, estamos seguros de que podrás organizar reuniones que redunden en un resultado mucho mejor para tu empresa.