¿Acabas tu jornada laboral y llegas a casa pensando en que no te ha cundido nada el trabajo? Muchas veces sentimos que no hemos sido lo suficientemente productivos en nuestro puesto de trabajo. Y en parte esa sensación estará más que justificada.
Por ello, hay que adquirir una rutina y tener en cuenta varias pautas de acción para no desaprovechar nuestro precioso tiempo. Es decir, incorporar a nuestros hábitos laborales una serie de mecanismos que nos ayuden a ser más eficientes.
Formas para ser eficiente en la Oficina
Ahora, vamos a ver una serie de aspectos donde se puede ser mucho más eficiente en la oficina. Os mostramos una serie de claves que pueden llegar a ser fundamentales para sacar el máximo partido a nuestra jornada laboral, ¡permaneced atentos!
Preparación de tareas y otorgar prioridades
Como casi siempre, cuando se planifican las tareas todo suele salir mejor. Es la base sobre la que debe de girar el resto de acciones que vayas a realizar, tanto a la hora de pensar en tus tareas durante todo el mes, la próxima semana o el mismo día.
Los primeros 20-30 minutos de trabajo consisten en saber planificar tu jornada. Ordenar todas las tareas en función de la prioridad también es fundamental. Los últimos minutos de tu jornada laboral también deben servir para planificar la jornada del día siguiente.
Además, estas tareas también las puedes adaptar a tus picos más altos o bajos de productividad a lo largo de la jornada. Todos tenemos este tipo de picos de producción, donde la clave está encontrar los mejores momentos para sacar las tareas más tediosas. ¡Recuerda, nadie te conoce mejor que uno mismo!
Evidentemente, siempre van a surgir contratiempos que puedan interferir en tus tareas. Deberás de otorgar cierto tiempo a este tipo de imprevistos y guardarle un hueco en tu planificación.
Concentra los correos electrónicos y las llamadas de teléfono
Son quizás los dos elementos que más desconcentran. Sólo si tú quieres, claro está. Enciendes el ordenador y lo primero es echar un vistazo al correo. Si tienes en la bandeja de entrada muchos correos electrónicos, puedes tener la tentación de responder a todos. ¡Céntrate sólo en los urgentes!
Los demás, junto con los que vayan llegando a lo largo de la mañana, déjalos para responder en un momento en el que hayas terminado tareas. Antes o después de un descanso, por ejemplo. Te ahorrarás buena parte de tu tiempo con este sencillo consejo.
Lo mismo sucede con las llamadas telefónicas. No solemos tener la oportunidad de recibir todas las llamadas de clientes en el mismo momento. Salvo que cuentes, como en nuestro caso, de un servicio exclusivo de oficina virtual como el que ofrecemos en nuestro centro de negocios.
Ahora bien, si tenemos que realizar una serie de llamadas, hacerlo en el mismo tiempo nos puede suponer otro pequeño ahorro.
Separar vida laboral de vida personal
Para ser más eficiente en el trabajo, una de las cosas que hay que tener claras es que hay que saber ser profesional todo el tiempo que te encuentres en la oficina.
Así, debes de estar apartado de cualquier distracción personal, como el móvil o entrar en redes sociales personales, para poder concentrarse únicamente en el trabajo.
Al igual que cuando estás tu tiempo libre, o en vacaciones, no vas a abrir el correo electrónico para ver qué te envían y así poder descansar, en tu tiempo de trabajo hay que bloquear cualquier tipo de estímulos que nos desconcentren.
Tomar los descansos adecuados
Aquí hay que destacar una cosa. Descansar no significa seguir frente al ordenador o mandándote whatsapps. Aunque no sea trabajo, no descansas.
Descansar significa levantarte de la silla, darte un pequeño paseo por la oficina, estirar y despejar la mente. Pueden ser estas tres cosas por separado o en conjunto.
Existen muchas técnicas para optimizar estos descansos. Por ejemplo, la técnica Pomodor divide las tareas en bloques de 25 minutos donde debes de trabajar con un nivel de concentración altísimo y 5 minutos de descanso.
Siguiendo este tipo de consejos, estamos seguros de que podrás mejorar tu eficiencia en la oficina.